你是否曾因為忘記按下錄製會議，而錯失一場重要會議的逐字稿或摘要？從今天起，這個問題徹底解決了。

Meeting Ink 全新推出「行事曆自動整合」功能，只要將你的 Google 行事曆或 Microsoft Outlook 行事曆與 Meeting Ink 完成串接，系統便會自動偵測行事曆上所有包含線上會議連結的活動，並在會議開始時自動派發會議機器人進入 Google Meet 或 Microsoft Teams 會議室，全程錄製並產生 AI 摘要。

這個功能對你有什麼幫助？

• 零手動操作： 不需要每次手動複製會議連結或記得啟動會議錄製，一切全自動。
• 不漏接任何一場會議： Meeting Ink 會同步你的行事曆，包括內部與外部的會議。
• 多平台支援： 同時支援 Google Meet（透過 Google Calendar）與 Microsoft Teams（透過 Microsoft Outlook）。
• 依照麥克風判斷與會者： 會議機器人可以依照按照麥克風收錄判斷切分語者資訊。

完成 Google & Outlook 行事曆串接只需要一分鐘：

步驟 1：在 Meeting Ink 整合設定頁面完成平台授權

• 登入 Meeting Ink 帳號，點擊頭像 → 「設定」→ 「整合與應用」
• 選擇要串接的行事曆平台 Google Calendar 或 Microsoft Outlook Calendar。
• 點擊「串接」按鈕。
• 依照你的平台選擇：
• Google： 系統會自動開啟 Google 登入授權視窗，選擇你的 Google 帳號，依照流程確認授權「查看行事曆活動」等權限，點擊「允許」。
• Microsoft Outlook： 系統會導向 Microsoft 登入頁面，登入帳號並確認授權 「讀取行事曆」等權限，點擊「接受」。 
• 串接成功後會看到「設定」及「機器人設定」按鈕，點擊「機器人設定」進行自動加入會議設定。

企業用戶注意： 部分企業的 Microsoft 365 需要 IT 管理員預先在 Azure Active Directory 核准 Meeting Ink 應用程式，請將此需求轉交 IT 部門協助處理。

步驟 2：完成會議機器人設定

• 進入「機器人設定」頁面
• 依照個人偏好設定你的會議機器人基本設定
• 會議轉錄語言：會議逐字稿取得語言，若您的會議會使用到不同的語言，請選擇「自動偵測」
• 機器人名稱：當同一會議有多個會議機器人加入時，你可以更好的辨認
• 會議加入提醒：你的會議機器人加入會議室時，會自動向聊天室發送訊息提醒（若未設定則傳送預設訊息）
• 依照個人偏好設定會議自動化
• 自動加入會議規則
• 會議後自動分享會議記錄並寄送 Meeting Ink 會議共享連結給所有會議受邀者
• 會議後自動根據所選模板及語言產生會議摘要
• 會議開始前 30 分鐘發送 Meeting Ink Bot 即將出發通知
• 企業版用戶另可設定「僅限內部成員才會自動加入」，限定當會議邀請對象皆使用同間公司的 email 信箱時，才安排會議機器人加入。

步驟 3 ：在 Meeting Ink 日曆頁面檢視會議機器人排程

• 進入「日曆」頁面，會看到 Meeting Ink 從串接的行事曆上自動同步所有 Google Meet 與 Microsoft Teams會議，並根據上一步的偏好設定，預設會議機器人加入方式
• 用戶可以根據個別會議調整設置（會議開始 10 分鐘前無法進行調整）

體驗和 Meeting Ink 會議機器人一起開會！

1. 會議開始前

• 完成行事曆串接後，Meeting Ink 會議機器人會自動同步行事曆上的線上會議並排程派發，不需要任何手動操作。
• 確認派發狀態：你可以在 Meeting Ink 後台 →「日曆」，查看已排程派發機器人，確認設置是否正確。
• 根據 Google Meet 或 Microsoft Teams 會議室設定，機器人會在會議開始前 1 分鐘左右自動進入等候室，視情況需由會議主辦方手動放行。

Google Meet 近期新增進階安全設定，在 Trusted 或 Restricted 存取模式下，若主持人關閉了「任何擁有連結的人都可以申請加入」，所有第三方機器人（包含 Meeting Ink）的加入請求將被自動拒絕，若遇到此情況，建議改用分頁錄製的方式進行轉錄。若您是會議主辦人，請在 Google Calendar 活動中，點選「視訊通話選項」（齒輪圖示）→「主持人控制項」→「會議存取類型」，確認「任何擁有連結的人都可以申請加入」已勾選，並在機器人敲門時手動放行。

2. 會議進行中

• 會議機器人出現在參與者名單中表示成功開始錄製。
• 機器人沒有成功加入？若機器人未能成功自動加入或是臨時被踢出，可立即補救：
• 前往「日曆」→ 找到該場會議資訊，點擊「加入機器人」。
• 前往「Dashboard」→ 點擊「建立會議」→ 點擊「會議機器人」→ 點擊「填入會議室網址」。
• 或是點擊「錄製會議」直接開始錄製。

3. 會議結束後

• 會議結束時，你可以主動將會議機器人退出會議室，或是當會議機器人判斷會議結束時，會自動退出會議室，無需手動處理。
• 會議結束後逐字稿會出現在後台 →「會議列表」中。
• 你可以透過連結將會議內容與他人分享

透過行事曆串接與機器人設定，Meeting Ink 能更貼合你的開會習慣，自動排程會議機器人加入並錄製線上會議，不錯過任何重要討論。對於有大量會議需求的使用者來說，會議機器人自動錄製會是最好的選項。👉 立即體驗 行事曆串接與會議機器人

常見問題

Q1：機器人會在什麼時間點加入會議？

A：Meeting Ink 會議機器人會在會議開始時間前約 1 分鐘出發前往會議室。在會議開始後「20 分鐘內」若沒有人接受 Meetin Ink 會議機器人的加入請求時，Meeting Ink 機器人會自動離開會議室。

Q2：我需要在每場會議上手動接受機器人嗎？

A：視會議主辦人的 Teams 或 Meet 設定而定。若會議室設有「等候室」，機器人可能需要被手動允許進入。

Q3：行事曆上有外部人員邀請的會議（我不是主辦人），機器人也會自動加入嗎？

A：會的，只要行事曆活動中包含有效的 Google Meet 或 Microsoft Teams 連結，Meeting Ink 就會嘗試派發機器人加入，無論你是主辦人或受邀者。

Q4：可以控制哪些會議要派發機器人嗎？

A：可以。你可以在設定中設定關鍵字規則，Meeting Ink 只會加入標題中包含指定關鍵字的會議（例如設定「[錄製]」，機器人就只會出現在你特別標記的會議中），讓派發邏輯完全符合你的工作習慣。

Q5: 會議機器人為什麼自動離開會議室？我該怎麼辦？

A: 若機器人在會議中連續超過 10 分鐘未偵測到任何聲音，機器人會自動離開該場會議，

可能情境包含：會議尚未開始但已提前開起會議室、長時間靜音、休息時間、會議中斷但未正式結束。若會議稍後仍會繼續進行，可從新手動重新加入機器人。

Q6：企業版 Microsoft 365 需要特殊設定嗎？

A：部分企業環境下，IT 管理員需要在 Entra ID中為 Meeting Ink 應用程式授予組織級別的同意（Admin Consent）。請聯絡貴公司 IT 部門，或與我們聯繫提供近一步說明。

Q7：這個功能需要額外付費嗎？

A：行事曆整合功能免費提供給所有用戶，會議機器人功能則需升級至付費方案（Pro 及以上）。

Q8：為什麼轉錄結果中語者標示不正確

A：會議機器人會依照登入帳號區分語者，若多人共用同一帳號會影響會議機器人判斷；若問題持續，可透過產品內回饋或客服管道提供具體會議情境與截圖，以利排查。

Q9: 我不想讓機器人加入會議或是會議主辦人不讓我加入會議機器人

A: 若不讓機器人加入會議，你可以選擇使用「錄製會議」方式直接在您的裝置上開使錄製，在 Meeting Ink 中點擊「建立會議」按鈕中點擊「錄製會議」。

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