政府部門每年舉行數以萬計的會議，從跨部會協調到專案執行檢討，會議是政策形成與執行的關鍵環節。然而，傳統會議模式存在諸多痛點：

｜會議記錄與追蹤困境

• 人力密集且低效：每場政府會議皆需有1-2名專職人員記錄，整理會議紀要動輒數小時，且容易有主觀認知差異
• 會議脈絡容易流失：重要決策的來龍去脈難以完整保存，接手的人往往無法迅速掌握背景
• 後續追蹤不易：會議結論與任務分派缺乏系統化管理，執行落實率偏低

｜資訊安全與合規挑戰

• 敏感資訊保護：政府會議常涉及機密或敏感議題（政策討論、招標流程等），資料外洩風險不容忽視
• 法規遵循要求：公務機關人員需符合《資通安全管理法》等嚴格規範
• 資料主權考量：對資料存放地點與處理方式有嚴格限制

面對這些日常而深層的會議管理困境，政府機關需要的，不再是單一工具，而是一套能提升整體行政效率的智慧解決系統方案。

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Meeting Ink – 為政府量身打造的智慧會議解決方案

Meeting Ink 是協助政府部門推動智慧治理的關鍵工具，從優化會議紀錄開始，全面強化行政溝通與落實效率，協助政府部門從「開會中」到「會後追蹤」的全流程最佳化，進一步提升政策溝通效率與行政透明度。

實際效益 – 政府單位導入後能有的五大關鍵變化

1. 省時省力，提升行政效率
   減少人工紀錄與整理時間，節省會後處理紀錄人員的作業工時；且針對不同語言的跨國任務，也備有即時與雙向翻譯，搭配會議中的即時字幕，讓會議溝通更增效。
2. 決策流程更透明、可回溯
   決策過程有完整紀錄與符合場景的多模組摘要，讓內部審核、議會質詢、上級報告都有依據可查，全面提升政策執行透明度。
3. 加強人員交接與資訊保存
   承辦人異動時，只需提供會議記錄檔案，即可快速了解前期討論脈絡，省去大量摸索與補資料的時間。
4. 落實資安與法遵規範
   平台採用 Microsoft Azure 架構，並通過台灣政府共同供應契約上架審查，支援 OWASP 資安標準與公部門稽核規範。企業版本支援 IP 白名單設定與多層帳號權限控管，保障資料僅供授權人員存取，兼顧實務資安防護與內部合規需求。
5. 強化內部管理與資源配置
   具備組織帳號集中管理機制（獨家 Beta 功能），可快速新增成員、設定部門層級權限，並彙整使用情形，讓行政管理者更有效掌握會議使用概況。
   
   

採購更簡單 - 共契編號＋流程支援

Meeting Ink 已正式納入政府共同供應契約，意味著各級政府機關不須重新招標，即可直接採購使用。相關資訊如下：

• 共同供應契約標案案號：1140202
• 訂約機關名稱：數位發展部數位產業署
• 商品分類：雲端服務
• 組別：SaaS
• 項次：197、198
• 採購方式建議：
• 文件支援：提供報價單、技術規格書、資安說明書等

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打造智慧治理從會議開始

在政府部門日益強調透明化、效率化與數位轉型的今天，會議作為政策形成與執行的關鍵環節，更需要一套能協助留下紀錄、強化溝通並推動落實的智慧工具。

Meeting Ink 不是取代人，而是協助每位政府工作者留下完整的思考脈絡、掌握任務進度，讓行政作業更有系統、讓決策得以真正落地。

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