AI 逐漸進入日常工作流程後，從語音轉文字的逐字稿、會議摘要，到即時字幕與多語翻譯，愈來愈多會議相關工作開始透過 AI 協助完成。

對政府機關而言，AI 工具進入採購與導入階段後，評估範圍會延伸至資料處理、資訊安全、辨識效果與實際導入經驗。本文整理過去與公部門客戶溝通時最常遇到的六個問題，提供正在進行 AI 工具評估或採購規劃的單位參考。

一、使用 AI 會議紀錄工具，資料會被拿去訓練模型嗎？

會議資料往往包含大量組織內部資訊，從政策討論、內部決策、專案進度，到跨部門溝通內容，都可能出現在一場會議的錄音、逐字稿或摘要之中。因此，政府機關在導入生成式 AI 或 AI 會議紀錄工具時，資料的使用方式通常會是優先確認的項目之一。

在實際評估過程中，常見的確認項目包括使用者資料是否會被用於模型訓練、資料的處理方式，以及組織有額外保密需求時是否能簽訂相關協議。

依據 Meeting Ink 目前的資料與資安政策，客戶資料不會被用於模型訓練；若組織有進一步的資訊保密需求，也可以另外簽訂 NDA。

因此，在評估 AI SaaS 服務時，除了產品功能之外，也需要確認廠商是否清楚說明資料使用方式、模型訓練政策，以及相關資訊安全措施。

二、公部門採購 AI 工具，需要確認哪些資安條件？

當產品準備正式進入組織工作流程後，廠商本身是否建立資訊安全管理制度、產品是否持續接受安全檢測，以及服務是否符合相關政府採購規範，都可能納入評估範圍。

目前迪威智能公司本身具備 ISO 27001 認證；Meeting Ink 產品亦定期進行 OWASP Top 10、APP L2 等級 MAS 等相關安全檢測。同時，由於 Meeting Ink 已上架政府共同供應契約，也須符合政府採購雲端產品相關規範。

👉延伸閱讀：迪威智能 ISO/IEC 27001:2022 國際認證

其中，ISO 27001 著重於組織的資訊安全管理制度，涵蓋資訊資產、風險管理與相關管理流程。對採購單位而言，這類認證有助於了解服務提供商是否已建立系統性的資訊安全管理機制。

對公部門而言，產品安全性與服務供應商的資訊安全管理能力，都應納入採購評估。

三、是否已有其他政府機關實際使用？

除了產品規格與資安條件，既有的導入經驗也是採購評估時常被關注的資訊。對新型 AI 工具而言，是否已有類似規模或性質的組織實際使用，可以協助採購單位進一步了解產品進入真實工作環境後的使用狀況。

根據目前 Meeting Ink 的客戶資料，已有超過 60 間政府機關使用 Meeting Ink，整體則累積超過百間客戶；若希望進一步了解實際導入情況，也可以向團隊洽詢相關案例。

參考既有案例時，也可以進一步了解實際使用的會議類型、組織規模，以及產品是否能配合現有工作流程。AI 工具能否順利導入，除了功能完整度之外，也與使用情境及原有工作流程之間的整合程度有關！

四、AI 語音轉文字的準確率如何評估？

根據目前測試結果，以中文與英文為例，在約 60 分貝的安靜環境下，Meeting Ink 語音辨識準確率約為 93%～95%；語者分段準確率則約為 90%。團隊也會定期評測不同開源與閉源模型，並透過專業術語功能，提升特定詞彙在逐字稿中的辨識正確性。

不過，語音辨識結果會受到實際使用環境影響。多人同時發言、環境噪音、麥克風設備、說話方式、口音，以及機關名稱或產業專有名詞，都可能影響最後產出的逐字稿內容。

產品提供的準確率數據可以作為初步參考，實際導入前仍建議使用真實工作情境中的錄音進行測試，例如：挑選包含多人發言與專業術語的會議，比較逐字稿、講者辨識與摘要結果。

透過實際會議內容測試，也能更直接了解產品在日常工作環境中的表現！

五、Google Meet、Teams、GPT 都能轉錄，為什麼還需要 AI 會議紀錄工具？

現在能夠完成 AI 語音轉文字的工具愈來愈多，‘除了 Google Meet、Microsoft Teams 提供的會議逐字稿功能，也可以將錄音檔上傳至 ChatGPT 等生成式 AI 工具協助轉錄與整理內容。

如果需求只是偶爾將一段錄音轉成文字，這些方式確實能完成基本的語音轉文字工作。不過，當 AI 開始實際應用在日常會議流程中，需要處理的內容通常不只有逐字稿。

例如：線上會議是否能直接錄製與轉錄、實體會議能否使用、是否需要即時字幕與多語翻譯，以及會議結束後能否進一步產生摘要、辨識講者、處理專業術語，並集中管理過去的會議資料，都會影響實際使用效率。

Meeting Ink 將錄製、語音轉文字、講者辨識、即時翻譯、會議摘要與資料管理整合在同一套會議流程中，產品定位也從單一的語音轉文字功能延伸至完整的 AI 會議助理。

Google Meet、Teams 等線上會議平台主要服務各自的會議情境，而將錄音檔交由生成式 AI 處理，則較適合單次的內容轉錄與整理。當會議數量增加，或組織需要建立固定的會議紀錄流程時，後續的資料整理、管理與查找需求也會隨之增加。

因此，選擇工具時，可依會議情境、使用頻率與後續管理需求進行評估。

六、公司自己開發 AI 語音轉文字工具，和採用現成產品有什麼差別？

隨著生成式 AI、語音辨識模型與開發工具逐漸普及，企業自行建立 AI 語音轉文字功能的門檻也比過去降低。對具備技術團隊的組織而言，自行串接模型並建立內部工具，也是一種可行的做法。

不過，當工具正式進入日常會議流程後，需要考量的範圍通常不只包含基本的語音轉文字功能，還包括系統維護、資訊安全、模型表現與實際使用體驗。

這些項目也代表自行開發工具時，除了初期建置之外，後續仍需要持續投入技術、人力與維運資源。

公部門選擇 AI 會議紀錄工具，可以從五個面向開始評估

從過去與政府客戶溝通的經驗來看，公部門在評估 AI 會議紀錄工具時，考量範圍通常不只停留在產品功能本身。進入實際採購與導入階段後，可以從以下五個面向進一步確認：

不同單位的會議型態、資訊敏感程度與使用規模各不相同，實際評估的項目也會有所差異。採購前先釐清單位自身的使用情境與需求，有助於後續比較不同方案，並評估產品是否適合長期導入！

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迪威智能將持續以安全、合規、可信任為核心，優化 Meeting Ink 的產品效能與資訊安全管理機制，協助企業在提升會議效率的同時，也能安心管理重要會議資料。

如果您的單位正在評估 AI 會議紀錄相關方案，歡迎與我們聯繫，進一步了解 Meeting Ink 的政府採購、產品試用與導入方式。

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