功能的出發點：從工具到治理的最後一哩

在企業與公部門的真實場景裡，會議資料往往跨部門、跨角色甚至跨國協作。若沒有清楚的「誰能看、誰能改、誰能分享」的規則，再好的轉寫與摘要，仍可能在流轉中失去可控性。企業角色設定功能就是為此而生：以角色 × 權限 × 分享政策，把 Meeting Ink 的使用從工具升級為可治理、可稽核的協作基礎。

核心功能：角色區分、能做什麼、不能做什麼

• Owner（所有者）：Enterprise 訂閱帳號的最高權限，具備完整的後台與成員管理能力。可設定與調整其他成員角色、政策與安全規則。為確保治理一致性，所有者通常不可被他人修改或暫停。
• Admin（管理者）：用於日常維運與職務代理，擁有接近所有者的後台與成員管理權限（含調整他人角色）。但不得修改所有者，且不得修改自己的角色（需由其他管理者或所有者代為變更）。適合多人備援與降低單點風險。
• Security Auditor（資安稽核）：可進入後台檢視存取紀錄（Log）與使用量，並可對一般成員執行暫停（Suspend），但不得新增／刪除成員，且不得暫停所有者或管理者。此角色用於強化合規、追蹤分享風險與事件調查。
• User（一般使用者，Full Share）： 一般協作情境可指派此角色，可使用所有分享方式（公開、對外指名、內部分享）。不可進入後台、而目前可分為以下三種人員權限，
• 使用者：享有完整的分享/公開權限。
• 使用者 - 限制分享：可將紀錄分享至同個 Workspace 或者以 Email 進行紀錄分享，但不能公開紀錄。
• 使用者 - 無分享權限：僅供檢視。

三步完成設定：從指派角色到建立分享政策

透過角色設定可達成：

1. 建立多個管理者（Admin）進行職務代理與日常維運。
2. 讓資安稽核人員檢視存取紀錄與用量，並可暫停（Suspend）一般使用者的使用。
3. 收斂分享權限：可限制或移除一般使用者對會議記錄的分享能力（公開分享／對外指名分享／僅限 Workspace 內分享）。

最佳實務：把安全與效率同時做到位

• 至少兩位 Admin，降低單點風險：確保請假或離職時，日常維運不中斷。
• 稽核職能獨立：將 Security Auditor 與 Admin 分離，讓檢視/通報與設定/維運保持制衡。
• 分享分級，預設最小可用：依組織或資料敏感度，預設 User 僅能內部分享；如需對外，再由 Admin 根據專案放行等情況。
• 與「摘要樣板 × 術語辭典」搭配：
• 用摘要樣板（情境化欄位：決議/風險/待辦/責任人/期限）設定專屬企業的模板，確保會後輸出一致可稽核
• 以專業術語辭典設定企業需求詞語，維持多語與產業名詞的一致口徑；同時也讓管理權限者能最完整的思考未來的知識呈現架構
• 角色與分享政策負責安全控管，樣板與辭典負責品質，兩項目都能兼顧將能更有效的把「會議→決策」落地。

FAQ

Q：誰可以改變我的角色？

A：Owner 與其他 Admin 可變更成員角色；為安全起見，Admin 不能修改自己的角色。

Q：暫停（Suspend）會影響資料嗎？

A：不會刪除既有會議資料；被暫停者僅失去登入/操作權限，資料仍依政策保留。

Q：這些角色適用哪些方案？

A：企業角色設定隨 Enterprise 方案提供；其他方案將視需求逐步擴大可用範圍。

立即根據你的企業組織建立更貼近需求的權限管理者吧！

👉 馬上前往企業管理入口設定